Käyttäjäosallistaminen ja työpajat

Hyvä tila syntyy kuuntelemalla

Sisustusarkkitehdin tärkeimpiä tehtäviä on kuunnella, kysyä ja tunnistaa käyttäjien kokemuksista suunnittelulle asetettujen tavoitteiden kannalta olennainen tieto. Käyttäjillä on paljon sellaista tietoa, jota ei löydy pohjapiirustuksista tai lähtötietoaineistosta: miten tila toimii arjessa, missä syntyy haasteita ja mitä työn tai toiminnan sujuvuus käytännössä edellyttää.

Kokemuksemme mukaan erityisesti suurissa muutoksissa henkilöstö ja käyttäjät sitoutuvat uuteen paremmin, kun muutoksesta viestitään oikea-aikaisesti, sen tavoitteet ymmärretään ja käyttäjät kokevat tulleensa kuulluiksi.

Käyttäjäosallistaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi työpajoina, haastatteluina, kyselyinä tai havainnointina. Menetelmät, osallistujat ja osallistamisen laajuus suunnitellaan aina hankkeen tavoitteiden mukaan.

Käyttäjätieto muutetaan suunnittelutiedoksi

Osallistaminen voi ulottua suurista linjoista pieniin yksityiskohtiin. Yhdessä hankkeessa voidaan selvittää tulevaisuuden työn tekemisen tapoja, tilatarpeita ja toimintamalleja, toisessa käyttäjiä voidaan kuulla tilojen tunnelmasta, viihtyisyydestä, materiaaleista tai vaikkapa värien käytöstä. Joskus juuri käyttäjille näkyvät ja tuntuvat valinnat ovat tärkeä tapa tulla kuulluksi ja kokea uusi tila omaksi.

Osallistaminen ei kuitenkaan tarkoita yksittäisten toiveiden toteuttamista sellaisenaan. Suunnittelijan tehtävänä on jäsentää saatua tietoa, tunnistaa olennaiset ja toistuvat tarpeet sekä sovittaa ne yhteen organisaation tavoitteiden, tilan mahdollisuuksien, budjetin ja muiden suunnittelun reunaehtojen kanssa.

Erityisesti työympäristöissä työn tekemisen tavat vaikuttavat suoraan siihen, millaisia tiloja, kalusteita, akustiikkaa, valaistusta ja teknisiä ratkaisuja tarvitaan. Samalla voidaan tunnistaa tarpeita ja ongelmakohtia, joita hankkeen lähtötiedoissa ei ole vielä osattu huomioida.

Työpajat tukevat myös muutosta

Tilamuutos on usein samalla toimintatapojen muutos. Henkilöstöllä ei välttämättä vielä suunnittelun alkuvaiheessa ole tietoa tai selkeää käsitystä tulevista työn tekemisen tavoista. Työpajat tarjoavat mahdollisuuden konkretisoida tulevaa ja rakentaa yhteistä ymmärrystä jo suunnittelun aikana.

Parhaimmillaan työpaja on kaksisuuntaista tiedonvaihtoa: käyttäjät tuovat suunnitteluun arvokasta tietoa työn arjesta ja tarpeista, samalla kun johto ja työnantajan edustajat voivat avata tulevia toimintamalleja, muutoksen tavoitteita ja niiden taustalla olevia syitä.

Osallistaminen voidaan jakaa hankkeen aikana eri vaiheisiin ja eri käyttäjäryhmille. Työpajoja voidaan järjestää esimerkiksi johdolle, esihenkilöille, tiimeille, henkilöstölle tai muille käyttäjille. Olennaista on suunnitella, ketä osallistetaan, milloin ja missä järjestyksessä sekä keiden kannattaa olla saman keskustelun äärellä, jotta osallistamisesta saadaan mahdollisimman paljon hyötyä sekä suunnittelulle että organisaatiolle.

Hyvin toteutettu osallistaminen auttaa suunnittelemaan parempia tiloja – ja samalla rakentamaan yhteistä ymmärrystä siitä, miten tulevaisuudessa halutaan toimia ja miltä yhteisen ympäristön halutaan tuntuvan.